2 návody pre hladké fungovanie vašej firmy

Slabá vnútorná komunikácia znižuje výkon firmy a zhoršuje vzťahy so zákazníkmi. Znižuje aj motiváciu zamestnancov. Napriek tomu patrí k najčastejšie zanedbávaným riadiacim úlohám.

Slabá komunikácia môže postihovať oznamovanie aj získavanie informácií, oboma smermi – “zhora nadol” aj “zdola nahor”. Problémy, ktoré takto vzniknú sú rôzne. Napríklad zamestnanci sa bez informácii nemôžu správne rozhodovať ani vykonávať svoje úlohy.

Komunikačné bariéry ohrozujú aj termíny odovzdania práce. S otvorenou výmenou názorov súvisí aj schopnosť podniku riešiť problémy, vyhľadávať nové príležitosti a udržať motiváciu, iniciatívu a lojalitu zamestnancov.

Ako vnikajú komunikačné problémy

Komunikačné problémy sa v organizácii rodia postupne a venuje sa im pozornosť, až keď ich význam narastie. Príčiny nedostatočnej komunikácie môžeme rozdeliť do dvoch hlavných skupín – “systémové” a “mäkké”.

Systémové príčiny vychádzajú z vnútorného usporiadania organizácie. Zbytočne zložitá alebo príliš “atomizovaná” organizačná štruktúra – príliš veľký počet vedúcich miest, nadmerná špecializácia pracovných miest, nízka zastúpiteľnosť pracovníkov a roztrieštená zodpovednosť osôb alebo útvarov.

K systémovým problémom vnútornej komunikácie patrí aj vysoká zamestnanosť. Takmer vždy, keď sa zamestnanci majú problém dohovoriť, je jednou z hlavných príčin, že v nej pôsobí príliš veľa ľudí. Viac ľudí = väčšie nároky na komunikáciu.

Mäkké príčiny komunikačných problémov pramenia zo schopností a zvykov zamestnancov. Najčastejšie ide o slabé komunikačné schopnosti vedúcich, ale aj ich neschopnosť pochopiť informačné a komunikačné potreby zamestnancov. Prípadne ide o pohodlnosť alebo sklon sa komunikácii so zamestnancami z najrôznejších dôvodov vyhýbať.

K ďalším príčinám patrí sklon informácie utajovať aj v dôsledku snahy zvýšiť si tak vo firme nenahraditeľnosť alebo autoritu. Na strane druhej zohrávajú svoju rolu aj obavy zamestnancov z otvorenej komunikácie, predovšetkým z odvety za otvorené vyjadrenie.

Signály problémov:

množiace sa problémy so spoluprácou a koordináciou rôznych zložiek organizácie,
pokles schopnosti podniku riešiť problémy a zvládať zmeny,
pokles spokojnosti, motivácie a lojality zamestnancov

Ako komunikáciu posilniť

K podpore vnútornej komunikácie a dialógu so zamestnancami sú potrebné dva kroky:

1.snaha zbaviť sa všetkých komunikačných nedostatkov spôsobených organizáciou

obmedzenie počtu organizačných jednotiek, zlúčenie niektorých pracovných pozícií a zoštíhlenie organizácie,
jasné vymedzenie informačných povinností vedúcich a iných pracovných miest
posilnenie priamej komunikácie firemného vedenia so zamestnancami na zhromaždenie všetkých zamestnancov, intranetu a pod.

2. zlepšenie komunikačných schopností a nevhodných zvykov či postojov ku komunikácii (vrátane obmedzovania a potláčania komunikácie) na strane manažérov i zamestnancov

rozšíriť osobné formy komunikácie (komunikácia tvárou v tvár), napríklad v podobe návštev manažérov na pracoviskách
rozvíjať schopnosti a ochotu manažérov načúvať zamestnancom, vypočuť si ich odporúčania, nerobiť si predčasný názor na obsah ich oznámenia, nedávať najavo, že je ich návrhy alebo otázky nezaujímajú a pod.,
vytvoriť alebo posilniť zvyk manažérov oceniť námety aj kritické pripomienky, s ktorými zamestnanci prichádzajú, a nereagovať nepriaznivo na názory alebo odporúčania, ktoré idú proti smeru toho, na čo je organizácia zvyknutá

Používate vo firme intranet alebo niečo podobné? Napíšte nám do komentárov pod článkom a nezabudnite ho zdieľať na Facebooku